08. Administrasi LPDP

Sumber: Jakarta Globe

Karena sudah dapat semuanya, saatnya mengurus administrasi-administrasi yang berkaitan. Kalau dilihat sih, kek, seabrek banget nih??! Aku coba breakdown satu-persatu dan akhirnya aku bisa selesaikan semuanya. Sekarang aku bahas dulu administrasi LPDP. Sebenarnya sih sudah ada ya di website mereka, tapi aku mau bagikan pengalaman aku disini beserta beberapa tips yang menurutku berguna. Karena aku pegawai BMKG, aku mau bagikan dari point of view sebagai pegawai BMKG ya!

!!!DISCLAIMER!!!

Di artikel ini dan beberapa artikel kedepannya, ada beberapa persyaratan pengurusan yang butuh format surat. Aku bakal bagikan format-format surat yang diperlukan serta nomor orang-orang yang perlu dihubungi dalam satu folder. Silakan untuk menghubungi aku di firmansyah.akmals@gmail.com atau nomor WA-ku dan bilang aja kalau mau minta format-format dokumen tadi oke! Dokumen dengan format tertentu aku kasih penanda (ada formatnya) ya. 

Pengurusan administrasi di LPDP dan BMKG ini bisa dilakukan secara “hampir” bersamaan. Nanti akan aku jelaskan di belakang kenapa. Setelah kalian diterima di LPDP, maka akan mendapatkan akses ke laman http://ebeasiswa-lpdp.kemenkeu.go.id untuk mengurus semua administrasi sebelum kuliah hingga pasca kuliah. Saat diterima kalian juga akan otomatis mendapatkan Letter of Sponsorship (LOS) ke tiga universitas yang kalian pilih. LOS ini hanya menyatakan bahwa LPDP akan mensponsori pembiayaan kalian, tanpa menyebutkan berapa jumlah pembiayaannya. Jadi secara legitimasi, masih kurang kuat.

 Secara garis besar, ada empat hal yang harus diurus kepada pihak LPDP:

1. Pengajuan Persiapan Keberangkatan (PK)

PK ini semacam penyuluhan dari LPDP untuk kita yang mau studi. Bermacam aktivitas menyenangkan didalamnya termasuk seminar, fun games, team building, dll. Pelaksanaannya jika langsung itu selama lima hari (kasarannya) dan dua minggu kalau daring (sedengarku). Walaupun banyak tugas yang harus dilakukan dan persiapan yang dikerjakan, tapi tetap, menyenangkan bertemu orang-orang dengan berbagai macam latar belakang dan mimpi. 

Ajukan PK secepatnya setelah kamu dapat LOA agar tidak menjadi beban. Syarat yang dibutuhkan hanya LOA, tidak ada apa-apa lagi. Setelah itu, tinggal menunggu saja nanti akan ada pemberitahuan dari LPDP kamu masuk angkatan berapa dan pranala menuju grup WhatsApp-nya. 

 

2. Surat Pernyataan (SP)

Surat ini adalah “surat yang menyatakan kesediaan Penerima Beasiswa untuk menaati ketentuan yang ditetapkan oleh LPDP”. Dokumen yang diperlukan dalam pengajuannya adalah:

1. LoA unconditional;
2. kalender akademik dan silabus pembelajaran - yang bisa diambil dari laman universitas/jurusan. Simpan sebagai PDF untuk diunggah;
3. surat penundaan studi (bagi yang mengajukan penundaan/defer);
4. surat tugas belajar (SK TB, bagi ASN/TNI/Polri atau dosen) - karena SK ini masih diajukan, jadi bisa menggunakan surat keterangan bahwa SK TB sedang diproses (syaratnya adalah data diri, LOS/LOG, LOA, dan nantinya SDM yang akan memproses);
5. surat pernyataan kesediaan mengikuti PK - dengan format yang bisa diunduh di laman ebeasiswa.

Pastikan syarat yang bersinggungan dengan instansi cepat diproses, dan setelah semuanya lengkap, segera ajukan SP-nya. Dari LPDP, akan memproses dalam total 10 hari kerja. Kalau aku kemarin, dari pengajuan ke penerimaan butuh waktu 1 hari pengerjaan. Setelah itu, maka nantinya akan ada menu yang meminta kita untuk mengonfirmasi beberapa hal dan setelah dikonfirmasi, SP-nya akan muncul.

Selanjutnya, SP ini harus kita bubuhi materai untuk kemudian dikirim secara fisiknya beserta Surat Pernyataan Beasiswa Pendidikan Indonesia, dan Surat Pernyataan Bersedia Mengikuti PK. Sedangkan untuk yang diunggah ke ebeasiswa adalah SP + bukti pengiriman dokumen fisik. Kirim ke alamat LPDP yang tertera di laman mereka dan kemudian dalam beberapa hari dokumen akan diverifikasi. Setelah itu, kita akan diminta untuk konfirmasi dan jika ada kesalahan silahkan ajukan revisi saja. Revisi ini kadang memakan waktu juga, jadi pastikan semua detail sudah dimasukkan dengan benar sejak awal agar menghemat waktu. 

 

3. Surat Keputusan (SK)

SK ini adalah follow up dari SP. Isinya adalah nama, nomor induk, PT tujuan, program studi, negara, mulai studi, dan akhir studi. Jadi sering-sering dicek laman SK-nya siapa tau sudah berubah penampilannya. Kalau lamannya sudah berubah, nanti kita akan diminta untuk cek data. Dalam kasusku kemarin, tanggal mulai dan selesai kuliahku salah dan akhirnya aku mengajukan perubahan yang selesai ditinjau dalam 10 harian. Setelah itu aku diminta untuk mengisi data-data kembali dan mengirim datanya ke LPDP. Semua proses ini selesai dalam kurang lebih 2 minggu. 

 

4. Letter of Guarantee (LOG)

Surat ini menyatakan bahwa LPDP akan membiayai kuliah kita selama sekian tahun dengan nominal-nominal yang dirincikan di bagian bawah surat. Dokumen ini yang kedudukannya kuat dan LPDP mengatakan bahwa proses pembuatannya selama 3 hari. Pengurusannya membutuhkan kita untuk recheck data-data dasar lagi dan melampirkan LoA Unconditional / Confirmation of Acceptance for Studies (CAS). Aku kemarin karena CAS belum keluar, jadi menggunakan LoA Conditional yang dilampiri surat keterangan dari universitas bahwa syarat yang belum aku penuhi hanya pembiayaan. Alhamdulillah-nya, tengah malam aku mengajukan, tengah harinya sudah dapat. 

Itu aja sih yang aku mau jelaskan pengalamanku, siapa tau berguna untuk kalian yang mengalami kebingungan yang sama dengan aku. Pesanku secara garis besar adalah jangan menunda-nunda pengurusan administrasi, komunikasi ke berbagai pihak jika ada kebingungan/pertanyaan, dan telaten ya gais, namanya urusan administrasi ya begitulah.